Hiring part-time hourly staff is a flexible, cost-saving, and performance-optimizing solution for startups in the early stage. Why is this important? Because 67% of Vietnamese startups face cash flow difficulties in their first year of operation, according to data from Venture Capital Insight.
Khi nguồn lực hạn chế, bạn không thể xây dựng một đội ngũ full-time “hoàn hảo” ngay từ đầu. However, with part-time hourly staff, you can still access quality expertise at a much lower cost compared to traditional recruitment.
As a partner alongside hundreds of SMEs in Vietnam,DPS.MEDIA we have observed: các startup có chiến lược nhân sự linh hoạt – thuê đúng người, đúng thời điểm – thường vượt qua giai đoạn khó khăn sớm hơn 30% so với những đơn vị tuyển dụng theo cảm tính.
Not only does hourly hiring save initial operational costs, it also allows startups to quickly experiment with multiple functions and roles, thereby clearly defining internal needs to plan a more stable staffing strategy during expansion.
Điểm mấu chốt: startup không cần đội ngũ lớn, mà cần đội ngũ phù hợp – đúng người, đúng thời điểm, và đúng mục tiêu. Thuê part-time theo giờ là “chiếc cầu” để bạn chạm đến điều đó mà không đốt cháy nguồn lực.
Understand the part-time hourly staffing needs during the startup phase
First, flexible and cost-optimized operational expenses
In the early startup phase, businesses often face budget constraints and unproven business model risks. Hiring part-time hourly staff helps reduce fixed financial pressure while increasing flexibility in adjusting resources according to each development stage. According to research from Harvard Business Review (2022), startups with flexible staffing strategies from the start pivot 1.5 times faster than those with traditional full-time recruitment models.
DPS.MEDIA recommends: “Thay vì cố gắng xây dựng đội ngũ fulltime sớm, hãy tập trung vào hiệu quả theo đầu người - thuê những cá nhân mang lại giá trị cao nhất trong khung giờ cần thiết nhất.”
Carefully select core skills to hire according to tasks
The key pattern is that you don't need to hire all common positions but should break down the work into specific core tasks. For example: if you run Facebook ads but don't know how to optimize image content, hiring a part-time freelancer for 4 hours per week can be much more effective than signing a long-term labor contract. This is especially useful in the context of the gig economy specializing in micro-skills.
- Digital Marketing: Ads performance specialist, content editor
- Technical: Part-time web developer, UI/UX tester by sprint
- Operations: Virtual assistant, order processing, customer care
Case study: Một startup F&B và chiến lược nhân sự theo giờ
A client of DPS.MEDIA in the specialty coffee field in Ho Chi Minh City has implemented a model of a 3-person core full-time team combined with 6 hourly staff including freelance baristas, part-time digital ads staff, and social media collaborators. After 6 months: personnel costs reduced by 371 million VND, and the ability to run digital campaigns increased by 2,121 million VND. Below is a summary table illustrating the estimated personnel costs by hour:
| Position | Hours/week | Estimated cost (VND) |
|---|---|---|
| Image design | 6 hours | 1.200.000 |
| Facebook Ads Ops | 8 hours | 2.000.000 |
| Part-time barista | 20 hours | 3.500.000 |
This approach not only helps businesses optimize budgets but also creates a flexible platform to scale personnel according to actual needs, thereby maintaining competitiveness in today's high-pressure environment.
Accurately identify the necessary skills and positions to optimize work performance
Determine which core skills drive startup operations
Một trong những sai lầm phổ biến của startup khi thuê nhân sự part-time theo giờ là dàn trải nguồn lực cho quá nhiều đầu việc phụ. Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review (2020), các doanh nghiệp thành công ở giai đoạn đầu đều tập trung tối đa vào các vị trí mang lại giá trị chuyển hóa trực tiếp – ví dụ: sản phẩm, marketing và bán hàng. Từ góc độ DPS.MEDIA, chúng tôi luôn khuyến nghị doanh nghiệp nên to prioritize return on investment (ROI)especially when it comes to flexible human resources like part-time staff.
Below is a classification table of common roles, along with priority ratings when hiring hourly staff in the startup phase:
| Position | Essential skills | Priority level |
|---|---|---|
| Thiết kế nội dung số | Canva, AI creative support, social media formats | Cao |
| Running Facebook/Google ads | Performance-based marketing, media buying | Cao |
| Hành chính – kế toán | Data aggregation skills, reporting, software usage | Average |
| PR – báo chí | Writing articles, networking with press, brand orientation | Low (early stage) |
Choose the right people for the right jobs based on growth objectives
Áp dụng nguyên lý “Lean Startup” từ Eric Ries, mỗi giờ thuê part-time phải đóng góp vào một giả định kinh doanh then chốt. Ví dụ, nếu bạn đang thử nghiệm một ý tưởng sản phẩm mới, tốt hơn hết nên thuê một marketer content theo giờ để tạo landing page test thị trường thay vì tuyển designer in-house.
A recent case study from a startup client in the natural cosmetics industry in Ho Chi Minh City that DPS.MEDIA accompanied: Instead of hiring a fixed digital staff for the whole month, the client flexibly hired 3 hourly freelancers including a graphic designer, a copywriter, and a Facebook media buyer. Result: a 381 million VND increase in conversion rate within three weeks with personnel costs only one-fifth compared to the fixed model.
- Tips for founders: Vẽ sơ đồ giá trị (Value Map) để xác định đâu là điểm “đòn bẩy” trong chiến lược vận hành.
- Always test work effectiveness through metrics, not emotions.
- Don't hire out of shortage, hire out of necessity.
Design a flexible work model and appropriate compensation policies
First, a hybrid model to optimize performance and costs
For startups in Vietnam, especially SMEs, implementing a flexible working model is not only a global trend but also a strategic solution to reduce office costs và tối ưu hoá hiệu suất nhân sự. Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, các mô hình làm việc hybrid – kết hợp giữa onsite và remote – giúp tăng năng suất nhận sự lên đến 13%. DPS.MEDIA has previously advised a startup in the natural cosmetics field to apply the 3-2 model: 3 days working from home, 2 days onsite. As a result, operating costs decreased by 271 million VND in the first quarter, and the working spirit of part-time staff was also significantly more positive.
Chính sách đãi ngộ không chỉ là lương – hãy thiết kế trải nghiệm
trong bối cảnh nguồn lực tài chính hạn chế khi khởi nghiệp, lương cao không phải luôn là yếu tố quyết định giữ chân nhân sự part-time. Thay vào đó, hãy đầu tư vào “trải nghiệm nhân sự” – một khái niệm được nhấn mạnh bởi Jacob Morgan trong cuốn The Employee Experience Advantage. Factors such as:
- Flexible working hours: help students or other groups work flexibly around study and work schedules.
- Free skills training: encourages long-term commitment.
- Short-term KPI-based bonuses: transparent and immediately stimulate performance even for part-timers.
Illustrate some creative policies suitable for part-time staff
| Policies | Description | Benefits for Startups |
|---|---|---|
| Flexible 4-hour shifts | Employees proactively register for work shifts. | Optimize resources according to peak hour demand. |
| Internal scholarships | Performance bonuses like those at companies such as Canva, ChatGPT. | Increase digital working skills, improve manual efficiency. |
| Monthly 1-on-1 mentorship. | Team leader supports career orientation. | Increase cohesion and maintain the team. |
Từ trải nghiệm triển khai giải pháp cùng hơn 50 SMEs, DPS.MEDIA nhận thấy các bạn trẻ part-time không chỉ cần “việc làm”, mà họ tìm kiếm một hệ sinh thái để phát triển và thử nghiệm năng lực. Khởi nghiệp khôn ngoan là biết cách tạo ra một không gian như vậy – không cầu kỳ mà đủ thông minh, để thu hút đúng người, đúng lúc.
Select effective recruitment channels to reach the right potential candidates
First, a platform with a quality freelancer community
When starting a business with a limited budget, hiring part-time staff on an hourly basis is optimal both in cost and professional efficiency. From DPS.MEDIA’s perspective, we recommend founders focus on platforms with clear specialized communities such as:
- Vlance.vn – Phù hợp nếu bạn cần nhân sự marketing, content, thiết kế hoặc quản lý bán hàng online.
- TopCV Freelance – Dễ tìm được sinh viên ngành liên quan hoặc người đã có vài năm kinh nghiệm freelancing.
- Industry-specific Facebook Groups – Một số nhóm uy tín như “Freelancer Việt” hay “Tuyển dụng Marketing Online” được theo dõi sát sao với lượng tương tác cao, cực kỳ hiệu quả nếu bạn biết cách viết mô tả vị trí hấp dẫn.
Run recruitment ads like a mini marketing campaign
Điều thú vị là: tư duy làm quảng cáo cho sản phẩm cũng có thể áp dụng hiệu quả cho việc tuyển người. DPS.MEDIA từng hỗ trợ một startup F&B tại TP.HCM chạy chiến dịch Facebook Ads để tuyển cộng tác viên bán hàng online - kết quả: chỉ với 500.000đ, họ thu về hơn 130 đơn ứng tuyển trong vòng 5 ngày. Chúng tôi sử dụng landing page ngắn gọn, nhắm mục tiêu vào tệp sinh viên chuyên ngành kinh tế và sale part-time.
| Platform | Key highlights | Estimated costs |
|---|---|---|
| Facebook Ads | Proactive approach, highly accurate targeting | 200k-1 million VND |
| LinkedIn Job Post | Professional, suitable for senior roles | Free with limits / Paid from $5/day |
| Zalo Recruitment | access local users, good response rate | Free or run ads from 300k |
Tối ưu SEO tin tuyển dụng để “kéo tự nhiên” ứng viên tiềm năng
Dựa trên nghiên cứu từ CareerBuilder Việt Nam (2023), gần 62% ứng viên tìm việc part-time qua tìm kiếm Google.Vì thế các startup nên tận dụng chính website hoặc blog doanh nghiệp để tạo landing page tuyển dụng có tiêu đề hấp dẫn và thân thiện SEO. Ví dụ: “Tuyển CTV Thiết kế banner – Part-time Remote – Nhận lương theo dự án” thay vì dòng tiêu đề quá khô như “Tuyển nhân viên thiết kế”.Kết hợp cùng bộ từ khóa “freelancer + lĩnh vực” hiện hành, bạn có thể tiếp cận đúng người mà không phải tốn nhiều chi phí Media.
Build a short but thorough onboarding process
Design a flexible onboarding experience by role
Một sai lầm phổ biến ở các startup là áp dụng một quy trình chung cho mọi nhân sự part-time – điều này khiến onboarding trở nên không hiệu quả và lãng phí thời gian đôi bên. Thay vào đó,hãy suy nghĩ dưới góc nhìn của thiết kế trải nghiệm người dùng: bạn cần một “onboarding kit” linh hoạt theo từng chức năng như CSKH,content,vận hành đơn hàng…
Ví dụ,tại DPS.MEDIA khi setup đội cộng tác viên viết bài cho một client ngành F&B, chúng tôi chia bộ onboarding thành 3 phần rõ ràng:
– Giới thiệu brand & tone of voice: from banned keywords to guidelines describing dishes, all designed in a 1-page slide format.
– Weekly work checklist: specific, easy to follow, with sample articles for reference.
– 20-minute direct call session: the manager only needs to guide once initially, subsequent times can use pre-recorded videos.
Optimize time while ensuring connection
Theo nghiên cứu từ Harvard Business Review (2023), nhân sự part-time có xu hướng ít gắn bó hơn nếu họ không cảm nhận được ý nghĩa vai trò của mình. Vì vậy, thay vì dồn onboarding vào 1 buổi kéo dài 2 tiếng, startup nên tạo kênh micro-onboarding – phân bổ thông tin theo từng mốc thời gian rõ ràng.
| Stage | Onboarding activity | Duration |
|---|---|---|
| Day 1 | Super short brief + 3-minute video from the founder | 15 minutes |
| Day 3 | First task with 1:1 feedback | 30 minutes |
| Week 2 | Join Slack group to update internal information | 5 minutes |
Combine automation and human touch
Ứng dụng công cụ như Notion, Trello hay Airtable giúp bạn tạo hệ thống onboarding tự chạy, nhưng đừng bỏ qua yếu tố “con người” – một lời chào bằng giọng nói thật từ co-founder, hay một tin nhắn Zalo mang cảm xúc thật, sẽ tạo khác biệt đáng kể.
Tại DPS.MEDIA, chúng tôi triển khai một bảng chatbot dạng quiz để vừa test kỹ năng viết, vừa truyền tải văn hóa doanh nghiệp. Nhân sự part-time trả lời trong 5 phút, nhưng nhờ đó hiểu rõ hơn “cái chất” mà thương hiệu muốn thể hiện – kết hợp giữa speed and depth just like the initial expectation.
Apply digital tools to manage and evaluate work performance
Effectively manage part-time staff with a digital tool ecosystem
When you are a newly established startup and start mobilizing hourly staff, using digital tools not only helps reduce operational burdens but also optimizes personnel costs. According to the 2023 report from Harvard Business Review, nearly 58% companies under 3 years old in Asia have switched to remote management models using digital tools to maintain flexibility and control performance.
At DPS.MEDIA, we often advise SMEs to integrate platforms such as:
- Trello / Notion: Manage tasks and progress in real time through Kanban boards.
- Clockify: Track working hours and performance by each task.
- Google Workspace: An effective collaborative ecosystem, from communication to document storage.
Synchronizing these tools will allow businesses to build a transparent management method, easily measuring KPIs even when personnel are not physically present in the office.
Measure performance through work metrics and behaviors
From an internal survey of DPS.MEDIA on over 30 startup projects in 2022-2023, we found that combining quantitative indicators (such as hours worked, tasks completed) with behavioral data (proactiveness, timely feedback) is the key to truly evaluating the effectiveness of part-time freelancers.
| Tool | Usage objectives | Evaluation indicators |
|---|---|---|
| ClickUp | Distribute tasks and track progress | On-time task completion rate |
| Time Doctor | Record real-time activity | Effective time/work hours |
| Slack + Zapier | Automate communication and alerts | Number of interactions per week |
Lấy ví dụ từ dự án khởi nghiệp ngành F&B do DPS.MEDIA triển khai năm 2023: Chủ quán cà phê sử dụng team content part-time quản lý fanpage và TikTok theo giờ. Nhờ tích hợp Notion quản lý nội dung + Timeular ghi nhật ký làm việc + WhatsApp API để báo cáo tiến độ, chi phí vận hành marketing tháng đầu giảm 37% so với dự kiến, trong khi tỷ lệ tương tác tăng 2.4 lần sau 4 tuần.
Conclusion: Với ngân sách có hạn, startup cần không chỉ thuê đúng người mà còn cần thiết kế “hệ sinh thái làm việc số” thông minh để đo đếm, tối ưu và nhân rộng hiệu quả trong thời gian ngắn nhất.
Maintain connection and corporate culture with the part-time team
Embed cultural values right from onboarding
Ngay cả khi team part-time chỉ làm việc vài tiếng mỗi ngày, việc truyền tải văn hóa doanh nghiệp vẫn cần được đặt lên hàng đầu. Theo báo cáo của Deloitte (2023), nhân viên hiểu rõ tầm nhìn của công ty có năng suất cao hơn 27%. DPS.MEDIA thường khuyến nghị startup thiết kế quy trình onboarding ngắn gọn nhưng sâu sắc,kết hợp giữa hướng dẫn công việc và câu chuyện thương hiệu. Ví dụ, một khách hàng trong lĩnh vực F&B của chúng tôi đã sử dụng video kể chuyện thương hiệu dưới 3 phút như một phần không thể thiếu trong ngày đầu đi làm của nhân sự part-time, tạo được sự đồng cảm ngay từ đầu.
Create connection rhythm through flexible activities
Khi không thể yêu cầu sự hiện diện thường xuyên của nhân sự part-time, hãy chọn cách “vi mô mà sâu sát”. Đội ngũ SMEs có thể tổ chức:
- regular virtual meetings of 15 minutes weekly with a tone of storytelling, work updates, and mental encouragement
- Internal newsletters on Zalo or email summarizing product changes, customer feedback
- Group chat riêng dành cho “câu chuyện thành công trong tuần” to encourage a culture of recognition
Chúng tôi nhận thấy rằng với các doanh nghiệp lĩnh vực giáo dục và chăm sóc sức khỏe - nơi nhân sự part-time chiếm đến 40% – việc duy trì các điểm chạm nhỏ nhưng thường xuyên giúp tăng mức độ gắn kết đến 60% chỉ sau 2 tháng (theo thống kê nội bộ của DPS.MEDIA năm 2024).
Illustration: factors that retain part-time staff
| Factors | Impact | Priority level (high - low) |
|---|---|---|
| Clear internal communication | Increase contract renewal rate by 30% | Cao |
| Culture of direct feedback | Improve group work efficiency | Average |
| Timely rewards | Increase short-term work motivation | Cao |
Sự chủ động trong chiến lược kết nối với nhân viên part-time không chỉ phản ánh tầm nhìn lãnh đạo mà còn là yếu tố sống còn khi khởi nghiệp. Tại DPS.MEDIA, chúng tôi luôn đồng hành để đưa các mô hình linh hoạt trở nên bền vững mà không làm “hao mòn” linh hồn doanh nghiệp.
Key takeaways
Hiring part-time hourly staff not only helps startups save costs but also brings flexibility to optimize operations in the early stages. However, to be effective, you need clear processes from recruitment, training to performance management. As we have shared, a basic strategic approach will help you maximize this resource.
At DPS.MEDIA, we believe part-time staff is a suitable solution for SMEs in the startup and early growth phases. When the business and marketing strategy framework is flexible enough, you can easily integrate outsourced personnel while maintaining quality and consistency in brand development. This is also an opportunity to start forming an open corporate culture that welcomes diversity from different collaborators.
Nếu bạn đang lên kế hoạch tuyển dụng nhưng chưa rõ cách kết nối giữa nhân sự part-time và chiến dịch marketing hiệu quả, đây là lúc để tìm hiểu sâu hơn về “marketing linh hoạt” - một mô hình giúp doanh nghiệp dễ dàng phối hợp nhiều nhân sự và công cụ digital khác nhau. Những chủ đề như quản lý từ xa, phân bổ ngân sách marketing theo từng dự án, hay xây dựng đội nhóm agile có thể là hướng nghiên cứu tiếp theo dành cho bạn.
Let us know your opinion: have you ever hired part-time hourly staff? What did you understand as results and what were the biggest difficulties? Please leave a comment below to discuss, or share if you think this article can help those who are starting a business like you!
