What is an invoice email?
An invoice email is an email sent to customers to notify and request payment for an invoice. This is a convenient and effective method to send invoices to customers without the need to print and mail them.
Invoice email template
There are many invoice email templates you can use, depending on your needs and your business's customization. Below are some common invoice email templates:
- Basic invoice email template: Sends basic invoice information such as customer name, invoice creation date, invoice number, and amount due.
- Professionally designed invoice email template: Sends invoice information in a visually appealing interface with a logo and colors matching the business brand.
- Detailed invoice email template: Includes a detailed list of products or services provided, quantity, price, and total amount.
- Reminder invoice email template: Sends reminder emails to customers about invoice payment before the due date.
Invoice email content should include
Business brand
Add a logo and colors matching the business brand to create professionalism and increase customer recognition.
Contact information
Include the business name and address, phone number, email address, and website so customers can contact you if needed.
Invoice number
Clearly state the invoice number for easy tracking and payment confirmation.
Detailed list of products or services provided
Provide a detailed list of products or services provided, including quantity, price, and total amount.
Payment deadline
Request customers to pay before a specific date to ensure convenience and timeliness in collecting payments.
Amount to be paid
Specify the amount to be paid and the payment method. If there are late fees, provide information about them.
Payment method
List available payment methods for customers to choose from and provide instructions on how to pay via each method.
Best practices when sending invoice emails
Maintain professionalism
Write and send invoice emails professionally, avoiding inappropriate language or over-personalization.
Write clear subject lines
Choose a clear and direct subject line so customers can easily recognize the main content of the email.
Provide your contact information
Đảm bảo rằng email hóa đơn đi kèm với tên và thông tin liên hệ của bạn, để khách hàng có thể liên hệ và giải đáp các câu hỏi liên quan đến hóa đơn.
Personalize the email
Nếu có thể, cá nhân hóa email bằng cách gửi tới tên và thông tin cá nhân của khách hàng, tạo sự gần gũi và tăng tính tương tác.
Send invoice emails early
Tiếp tục gửi email hóa đơn cho khách hàng sớm để họ có thời gian chuẩn bị và thu xếp nguồn tài chính để thanh toán đúng hạn.
Keep email content simple
Tránh việc sử dụng ngôn ngữ phức tạp và đảm bảo rằng nội dung email được trình bày rõ ràng và dễ hiểu.
Be honest and transparent
Đảm bảo rằng mọi thông tin trong email hóa đơn là chính xác và minh bạch. Đặc biệt, nếu có phí trễ hạn, hãy điền đầy đủ thông tin liên quan và kể rõ chính sách của doanh nghiệp.
Check for spelling and grammar errors
Trước khi gửi email hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp để đảm bảo rằng nội dung được trình bày một cách chính xác và chuyên nghiệp.
How to handle overdue invoices
Send timely reminder notifications
Khi hóa đơn trở nên quá hạn, hãy gửi email nhắc nhở khách hàng về việc thanh toán một cách lịch sự và chuyên nghiệp.
Be clear about payment terms
Đảm bảo rằng các điều khoản thanh toán được ghi rõ trong email hóa đơn ban đầu, bao gồm các khoản phí trễ hạn nếu có.
Professional follow-up after overdue invoices
Nếu hóa đơn vẫn chưa được thanh toán sau khi gửi nhắc nhở, hãy liên hệ với khách hàng một cách chuyên nghiệp để tìm hiểu về tình hình và khuyến khích thanh toán.
Consequences of late payments
Xem xét các hậu quả có thể xảy ra khi thanh toán hóa đơn quá hạn, bao gồm phí trễ hạn, hạn chế dịch vụ, và thậm chí là việc chấm dứt hợp đồng.
Create invoice email templates on Mailchimp
Mailchimp cung cấp nhiều mẫu email chuyên nghiệp và dễ tùy chỉnh để gửi hóa đơn cho khách hàng. Bạn có thể chọn mẫu email phù hợp với thương hiệu và nhu cầu của doanh nghiệp của bạn, và tùy chỉnh nội dung và giao diện theo ý muốn.
